Yhdessä tulevaan leanisti

Ammatillisen koulutuksen haasteista on kirjoitettu runsaasti palstamillimetrejä viime vuosina. Kustannustehokkuutta, laatua ja asiakaslähtöistä toimintatapaa peräänkuulutetaan lähes kaikissa yhteyksissä. Lean-ajattelumalli tarjoaa myös koulutusorganisaatioille keinoja päästä tavoitteisiin: lean on yhdessä tekemistä, kokeilemalla oppimista ja jatkuvaa parantamista.

Lean-kehittäminen sisältää keinoja ja menetelmiä parantaa laatua, tuottavuutta, asiakaslähtöisyyttä ja työhyvinvointia. Lean-periaatteen mukaisesti toimintaa ei kehitetä nopeuttamalla työtahtia vaan poistamalla turhia toimintoja, hukkaa. Keskeistä on tarkastella, mikä on asiakkaan kannalta arvoa tuottavaa työtä ja mikä ei. Oppilaitoksissa asiakas voi olla opiskelija, yritys tai muu yhteistyökumppani.

Oppilaitostenkin lean-työssä lähdetään usein liikkeelle prosessien määrittelystä ja niiden sujuvuuden tarkastelusta. Esimerkiksi hakeutumisvaiheessa on olennaisen tärkeää, että hakija saa riittävästi oikeaa tietoa koulutuksesta, jotta hänet voidaan oikea-aikaisesti ohjata sopivimpaan koulutukseen. Hukkaa kuitenkin usein syntyy, sen seurauksena tehokkuus kärsii ja siksi siitä on pyrittävä eroon. Opetusalalla hukkaa on esimerkiksi se, jos opiskelijoita koulutetaan aloille, joille ei työllisty. Toisaalta opettajan tietopohja voi olla jo vanhentunut eikä opetus enää siksi vastaa työelämän tarpeita. Hukkatekijöitä ovat myös esimerkiksi:

-hyppytunnit

-tilojen alhainen käyttöaste eli turhat tilat

-käyttämättömät koneet ja laitteet

-turhat kokoukset

-asioiden kirjaaminen moniin eri järjestelmiin

-opiskelijoiden ja henkilöstön osaamisen tunnistamattomuus

Hukkatekijöiden havaitsemista helpottaa, jos prosessista laaditaan arvovirtakuvaus (VSM, Value Stream Map) yhdessä asianosaisten kanssa. Hukan vähenemisen myötä prosessin virtaus paranee, ja virtaustehokkuus on parhaimmillaan silloin, kun asiakkaalle arvoa tuottavaa aikaa on mahdollisimman paljon verrattuna koko prosessissa kuluvaan aikaan. Kun arvovirtakuvauksesta on havaittu, mitä asioita pitäisi kehittää ja miten, on syytä ryhtyä vakioimaan työtapoja ja -menetelmiä; asiakas haluaa, että palvelu on tasalaatuista riippumatta siitä, kuka sen tarjoaa.

Lean-toiminta edellyttää aina ylimmän johdon sitoutumista sekä muutosten läpiviemiseen että pitkäjänteiseen toimintaan. Johdon on viestittävä henkilöstölleen, mitä lean-kehittämistyöllä tavoitellaan ja mitä lean tarkoittaa omassa organisaatiossa. Tavoitteiden saavuttamista pitää seurata mittareilla ja mahdollisiin poikkeamiin tai ongelmiin on reagoitava heti. Proaktiivisuus on suositeltavaa, kuten yleensä hyvässä johtamisessa.

Hyvää ja tuloksellista lean-matkaa kaikille!

Virpi Siipo

lean-asiantuntija, KTT

Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä